ЗВІТ керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради Манчиної Ірини Олександрівни за 2025 рік
Згідно рішення сесії Дмитрушківської сільської ради VIII від 24 листопада 2020 року №1-10/VIII я була затверджена на посаді керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету.
Керуючий справами (секретар) виконавчого комітету здійснює повноваження відповідно до Конституції України, законів «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», розпорядження сільського голови «Про розподіл функціональних обов’язків між сільським головою, заступником сільського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарем сільської ради та керуючим справами
(секретарем) виконавчого комітету» та інших розпоряджень сільського голови, у роботі керується актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та рішенням виконавчого комітету, Регламентом Дмитрушківської сільської ради та Регламентом виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради.
Керуючий справами (секретар) виконавчого комітету:
- забезпечує взаємодію між структурними підрозділами виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради, виконавчими органами ради, підвідомчими підприємствами, установами, організаціями;
- здійснює організаційне, правове, матеріально-технічне, господарське забезпечення діяльності структурних підрозділів виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради.
- вносить пропозиції голові ради щодо структури та штатного розпису виконавчого комітету (апарату) ради.
- організовує підготовку засідань та нарад з працівниками структурних підрозділів виконавчого комітету та виконавчих органів Дмитрушківської сільської ради.
- забезпечує підготовку документів на розгляд виконавчого комітету та виконання планів роботи структурних підрозділів виконавчого комітету, виконавчих органів Дмитрушківської сільської : ради, формування планів засідань виконавчого комітету ради.
- контролює редагування, реєстрацію та випуск розпорядчих документів керівництва ради, виконавчого комітету ради та їх своєчасне розсилання адресатам;
- контролює виконання рішень ради, регламенту роботи ради та її виконавчого комітету.
- погоджує проекти рішень сільської ради, виконавчого комітету сільської ради, розпоряджень сільського голови та забезпечує їх відповідність чинному законодавству.
- організовує подання рішення виконавчого комітету та голови ради, що підлягають державній реєстрації, до органів, що проводять відповідну реєстрацію.
- організовує та контролює розроблення інструктивних матеріалів з діловодства, вдосконалення форм і методів обробки документів, впровадження комплексної автоматизації у діловодстві.
- здійснює методичне керівництво та контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах виконавчого комітету ради, спрямовує роботу з цього питання у виконавчих органах ради, підвідомчих підприємствах, установах, організаціях.
- забезпечує розроблення зведеної номенклатури справ, формування архіву;
- забезпечує організацію розгляду звернень фізичних і юридичних осіб у встановлені законодавством строки та дотримання вимог законодавства про звернення громадян в апараті Дмитрушківської сільської ради та її виконавчих органах;
- забезпечує гласність у роботі виконавчого комітету (апарату) ради;
- очолює атестаційну комісію апарату та виконавчих органів Дмитрушківської сільської ради.
- контролює стан трудової та виконавської дисципліни у виконавчому комітеті (апараті) ради, здійснює заходи з питань запобігання корупції.
- у межах наданих повноважень організовує ділове листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями з питань, що належать до його компетенції.
- готує і вносить на розгляд виконавчого комітету сільської ради проекти відповідних рішень щодо найменування (перейменування) вулиць, провулків, парків, скверів, споруд, розташованих на території населених пунктів Дмитрушківської сільської ради.
- готує та вносить на розгляд виконавчого комітету сільської ради проекти рішень щодо присвоєння адрес об’єктам нерухомості.
- здійснює особистий прийом громадян з питань, що стосуються діяльності виконавчого комітету (апарату) ради, та вживає заходів щодо своєчасного розгляду їх пропозицій, заяв, скарг.
1. Організація роботи виконавчого комітету
Протягом 2025 року мною було забезпечено повний технологічний та організаційний цикл підготовки засідань виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради, що дозволило підтримувати високий рівень виконавської дисципліни та законності у прийнятті управлінських рішень. Виконавчий комітет сформований у складі 22 осіб. У звітному періоді на пленарних засіданнях сесії Дмитрушківської сільської ради двічі вносились зміни до його складу.
Робота виконавчого комітету у звітному періоді була регламентована та базувалася на планах роботи на 2025 рік. Кожне засідання скликалося відповідно до Регламенту виконавчого комітету; члени виконавчого комітету вчасно повідомлялися про дату засідання та отримували сформований порядок денний та повний пакет проєктів рішень.
Особлива увага у 2025 році приділялася якості підготовки проєктів розпорядчих документів. Мною здійснювався ретельний контроль за кожним етапом документообігу: від підготовки проєкту рішення відповідальними особами до моменту його остаточного підписання сільським головою. Проєкти рішень проходили перевірку на відповідність чинному законодавству України, здійснювалося літературне та технічне редагування текстів, контроль за правильністю оформлення реквізитів згідно з інструкцією з діловодства.
Для забезпечення практичного виконання рішень оперативно здійснювалося доведення документів до виконавців шляхом надсилання сканованих копій рішень виконавчого комітету на електронні пошти виконавців.
У 2025 році було проведено 21 засідання виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради, відповідно мною підготовлено 21 протокол засідань виконавчого комітету. Прийнято 454 рішення. Всі рішення пройшли процедуру реєстрації та вчасно доведені до виконавців. Засідання виконавчого комітету у звітному періоді були відкритими, проводились гласно з дотриманням принципів законності.
Також протягом 2025 року брала участь у засіданнях комісій, утворених виконавчим комітетом сільської ради.
комісія з житлових питань при виконавчому комітеті (голова комісії) – 7 засідань;
експертна комісія Дмитрушківської сільської ради (голова комісії) – 1 засідання;
опікунська рада з питань забезпечення прав повнолітніх осіб, які потребують опіки при виконавчому комітеті Дмитрушківської сільської ради (голова ради) – 3 засідання;
комісії з розгляду питань надання допомоги для вирішення житлового питання окремим категоріям внутрішньо переміщених осіб, що проживали на тимчасово окупованій території, відповідно до ПКМ 1176 від 22.09.2025 року (заступник голови комісії) – 1 засідання;
адміністративна комісія при виконавчому комітеті (секретар комісії) – 24 засідання;
комісія з питань легалізації заробітної плати та зайнятості населення Дмитрушківської сільської ради (секретар комісії) – 3 засідання;
комісія з питань захисту прав дитини виконавчого комітету Дмитрушківської сільської ради (член комісії) – 16 засідань.
2. Кадрова робота та управління персоналом
Протягом 2025 року реалізація кадрової політики в Дмитрушківській сільській раді була спрямована на формування професійного кадрового складу, дотримання вимог законодавства про службу в органах місцевого самоврядування та забезпечення ефективного управління людськими ресурсами.
Загальна чисельність працівників апарату сільської ради у 2026 році склала 65 штатних одиниць.
У зв’язку з дією правового режиму воєнного стану, добір кадрів у 2025 році здійснювався за спрощеною процедурою без проведення конкурсного відбору, відповідно до чинного законодавства.
Перед призначенням на посади мною організовувалося проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених Законом України «Про очищення влади». Усіх кандидатів під особистий підпис ознайомлено із загальними правилами поведінки посадових осіб та попереджено про встановлені законодавством обмеження.
Керуючий справами виконавчого комітету (секретар виконавчого комітету) відіграє ключову роль у забезпеченні ефективної роботи старост, зокрема надаючи методичну та консультаційну допомогу. Мною постійно надавалися роз’яснення у розумінні та застосуванні вимог законодавства, консультації з питань запобігання корупції, роз'яснення щодо дотримання вимог антикорупційного законодавства та заходи з його запобігання. Постійно забезпечувала взаємодію старост з виконавчими органами ради. З цією метою створено viber-групу «Старостати», адміністратором якої є я. Ця діяльність є
критичною для забезпечення відповідності роботи старост вимогам законодавства України та підвищення ефективності їхньої роботи в громаді.
Також надавалась методична допомога працівникам виконавчого комітету та виконавчих органів.
3. Робота зі зверненнями громадян та діловодство
Протягом 2025 року стан організації діловодства та роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті Дмитрушківської сільської ради характеризувався системністю та суворим дотриманням норм законодавства, що дозволило забезпечити ефективний захист прав та законних інтересів мешканців громади.
Відповідно до розпорядження сільського голови здійснювала прийом громадян щовівторка та щочетверга із 08.00 до 12.00 год.
Особлива увага приділялася роботі зі зверненнями громадян як важливому інструменту взаємодії з населенням. У 2025 році було опрацьовано 669 звернень.
У Дмитрушківській сільській раді затверджена та діє номенклатура справ та інструкція з діловодства.
Відповідно до п. 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» велася робота щодо упорядкування та архівного зберігання документів. 19.11.2025 проведено засідання експертної комісії Дмитрушківської сільської ради на якому схвалено опис справ постійного зберігання Дмитрушківської сільської ради за 2022-2024 роки. Засідання ЕК оформлено протоколом.
На розгляд ЕК архівного відділу Уманської райдержадміністрації направлено проєкт опису справ постійного зберігання Дмитрушківської сільської ради за 2022-2024 роки (113 справ).
Мною було підготовлено та направлено до Черкаської ОВА матеріали для представлення до відзначення державною нагородою України «Мати-героїня» жительки с. Сушківка.
Відповідно до частини 16 статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», щомісяця надавала відомості про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків.
4. Запобігання та виявлення корупції
Як уповноважена особа з питань запобігання та виявлення корупції у Дмитрушківській сільській раді, протягом 2025 року мною реалізовувалися комплекс заходів, спрямованих на дотримання вимог Закону України «Про запобігання корупції». Моя робота була зосереджена на створенні механізмів доброчесності та мінімізації корупційних ризиків у діяльності виконавчих органів.
Здійснювався постійний моніторинг дотримання антикорупційного законодавства, що включало надання консультативної допомоги працівникам щодо правил етичної поведінки, запобігання конфлікту інтересів та дотримання обмежень стосовно сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності.
Особлива увага приділялася етапу декларування: проводилася роз’яснювальна робота щодо особливостей подання декларацій особами, уповноваженими на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, а також здійснювався контроль за своєчасністю подання таких декларацій суб’єктами декларування Дмитрушківської сільської ради.
З метою недопущення проявів корупції, я забезпечувала перевірку фактів подання декларацій. Завдяки проведеній профілактичній та роз'яснювальній роботі, у звітному періоді випадків вчинення корупційних або пов'язаних з корупцією правопорушень серед посадових осіб ради не зафіксовано.
5. Інші напрямки діяльності
Протягом 2025 року мною здійснювався системний супровід ряду важливих управлінських процесів, спрямованих на оптимізацію внутрішньої організації Дмитрушківської сільської ради. Зокрема, я брала безпосередню участь у розробленні та вдосконаленні структури апарату ради та її виконавчого комітету.
Відповідно до накладених резолюцій на вхідній кореспонденції, готувала відповіді на листи. Всі листи, які надходили до виконання, були вчасно опрацьовані і надані відповіді у зазначені терміни. Приймала участь у сесійних засіданнях ради, підготовці проєктів рішень, відповідно до свої посадових обов’язків.
Крім вищезазначеного, своєчасно та в повному обсязі виконувались інші завдання, визначені обов’язками, розпорядженнями, положеннями та іншими документами для забезпечення функцій і повноважень місцевого самоврядування в інтересах Дмитрушківської сільської територіальної громади.
У рамках регуляторної діяльності забезпечувала організаційне, документальне та процедурне виконання заходів, передбачених Законом України «Про засада державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності». У звітному періоді забезпечувала підготовку та оприлюднення плану діяльності з підготовки проєктів регуляторних актів та їх офіційне оприлюднення на сайті сільської ради та порталі відкритих даних.
Забезпечувала здійснення заходів з відстеження результативності прийнятих регуляторних актів (у звітному періоді було проведено 2 періодичних відстеження результативності регуляторних актів). Щоквартально готувала звіти про здійснення регуляторної діяльності та надавала їх до Черкаської ОВА.
Протягом звітного періоду мною забезпечено реалізацію повноважень щодо вчинення нотаріальних дій. У 2025 році 234 нотаріальні дії, передбачені статтею 37 Закону України «Про нотаріат». Робота проводилась з неухильним дотриманням вимог щодо таємниці вчинення нотаріальних дій та порядку їх реєстрації.
В межах повноважень забезпечувала організацію та контроль за здійсненням повідомної реєстрації колективних договорів, змін і доповнень до них, укладених суб’єктами господарювання громади. Протягом звітного періоду опрацьовано та зареєстровано 5 колективних договорів та 23 зміни доповнення до діючих колективних договорів. Усі зареєстровані колективні договори та зміни і доповнення до них пройшли правовий аналіз на відповідність чинному законодавству.
6. Підвищення кваліфікації
Усвідомлюючи роль професійної компетентності у забезпеченні ефективного функціонування органів місцевого самоврядування, у 2025 році значну увагу мною було приділено підвищенню кваліфікації та самоосвіті.
Упродовж звітного періоду була учасником спеціалізованих навчальних заходів. З цією метою брала участь у нарадах, семінарах, онлайн-семінарах, онлайн-навчаннях. Зокрема, у Міжнародній школі проєктного менеджменту "BoostPro" пройшла навчання з основ проєктного менеджменту, управління командами, планування та реалізації проєктів, розробки та ведення проєктної документації та отримала відповідний сертифікат. Також отримала сертифікат про проходження навчально-практичного курсу «Впровадження Закону України «3077 «Про службу в органах місцевого самоврядування у районних і обласних радах» від проєкту Ради Європи «Посилення багаторівневого
врядування та місцевої демократії для підтримки та відновлення України».
Підбиваючи підсумки роботи за 2025 рік, слід зазначити, що всі заплановані заходи з організаційного, правового та кадрового забезпечення діяльності Дмитрушківської сільської ради та її виконавчого комітету виконані в повному обсязі. Протягом звітного періоду робота була спрямована на дотримання норм чинного законодавства України, зміцнення виконавчої дисципліни серед працівників та забезпечення високого рівня прозорості влади перед територіальною громадою.
Керуючий справами (секретар)
виконавчого комітету Ірина МАНЧИНА
